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Cómo crear una plantilla de Word para optimizar tu tiempo

¿Alguna vez te ha tocado escribir varios documentos de Word que necesitaban tener el mismo formato o estilo? Probablemente, hayas perdido muchísimo tiempo preocupándote por la forma, y te hubiese gustado dedicarlo al contenido, ¿verdad? Quizás no lo sabías, pero Microsoft te ofrece la opción de usar plantillas de Word para ahorrar todo ese tiempo.

Para ayudarte con esto, te explicaremos cómo crear una plantilla de Word para que puedas utilizar tu tiempo de forma más productiva. Te contaremos qué opciones nos ofrece el programa y cómo puedes aplicar tu creatividad paso a paso.

¿Qué son las plantillas de Word?

Pero, ¿de qué se trata esto de las plantillas? Es una característica que tiene el editor de documentos. Existe la opción de descargar plantillas predeterminadas de Office, pero el software también nos permite crear un modelo propio. De esta manera, tendremos a mano siempre un archivo en el que los márgenes, la sangría, el título, el encabezado, el párrafo y demás elementos de diseño se mantengan iguales, exactamente como la necesitemos.

Si eres de los que tienen que crear frecuentemente portadas para trabajos en Word, facturas, informes mensuales, presupuestos o alguna presentación con un logo o formato en especial, te recomendamos que lo guardes como una plantilla de Word para poder tenerlo como punto de partida en lugar de crearlo desde cero cada vez que lo necesites.

Se trata de un trabajo de una simpleza relativa. Si el documento que deseas obtener no tiene requerimientos demasiado específicos, puede que con la creación de una plantilla simple baste. Sin embargo, hay personas y empresarios que requieren de un diseño exigente y exclusivo, y por eso prefieren recurrir a un diseñador experto en plantillas de Word para recibir asesoramiento preciso y obtener una plantilla que se ajuste a sus necesidades.

¡Hazlo por tu cuenta!

Para iniciar el diseño, debes comenzar creando un documento con todas las características que necesites. Una vez creado, tienes que hacer clic en la pestaña Archivo y elegir la opción de Guardar como. Luego de esto, tienes que elegir un nombre para tu plantilla y seleccionar el tipo de archivo llamado Plantilla de Word. Finalmente, haz clic en Guardar y, de forma automática, Office lo colocará dentro de la carpeta de plantillas personalizadas.

Si quieres cambiar el lugar en el que Word guarda automáticamente tus plantillas, simplemente tienes que hacer clic en Opciones de archivo, luego en Guardar y escribir el nombre de la carpeta y la ruta de acceso que quieras usar en el cuadro Ubicación de plantillas personales predeterminadas. A partir ahora, todas las plantillas nuevas que guardes, se almacenarán en ese lugar.

Si en algún momento necesitas editar aquella plantilla que creaste o agregarle algo, no creas que es imposible. Solo debes abrir el archivo en Word, hacer los cambios que sean necesarios, guardarlos y cerrar la plantilla.

Ahora, ¡usa tus plantillas!

¡Ha llegado el momento de usar tus plantillas de Word! Para crear un nuevo documento con ese formato, haz clic en Archivo, Nuevo, y elige la opción Personalizado para seleccionar tu plantilla. Si estás usando Office 2013, el botón de Personalizado puede decir Personal.

Si has creado plantillas en una versión anterior de Office, puedes seguir utilizándolas en Office 2013 y 2016. Muévelas a la carpeta Plantillas personalizadas de Office para que la aplicación pueda encontrarlas. Para mover las plantillas rápidamente, usa la herramienta Arreglar.

Todos sabemos que Office va actualizando sus versiones a medida que pasan los años, por lo que te puedes encontrar en la situación de querer utilizar en las versiones más nuevas una plantilla que has diseñado en alguna versión antigua. No hay ningún problema para hacerlo. Simplemente, debes mover el archivo de la plantilla a la carpeta de Plantillas personalizadas de Office para que empiecen a figurar.

Cambiar plantilla normal

Microsoft Office cuenta con la llamada plantilla Normal (normal.dotm), que es la que se abre cada vez que se inicia Word e incluye estilos y personalizaciones predeterminados que establecen el aspecto básico de un documento. ¿Sabías que es posible cambiarla? Pero presta atención a esto: todo cambio que realices en la plantilla Normal se aplicarán a los documentos que se creen en el futuro.

Para hacer estos cambios, debes ir a la pestaña Archivo y hacer clic donde dice Abrir. Seguido de eso, ve a C:\usuarios\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates y abre la plantilla Normal (normal.dotm). Una vez allí, puedes realizar los cambios que desees en las fuentes, los márgenes, el espaciado y demás opciones. Una vez finalizado, simplemente haz clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar.

Ten en cuenta que, si al archivo de la plantilla Normal se le cambia el nombre, se daña o se mueve, Word creará de forma automática una nueva versión (que estará configurada de la forma original) la próxima vez que inicies el programa. La nueva versión no contará con ninguna de las personalizaciones o cambios que hayas hecho en la versión que ha cambiado de nombre o que se ha movido.

También puedes crear formularios

Las plantillas pueden servir tanto para dar un estilo a tus páginas y portadas para trabajos en Word, como también para crear formularios rellenables e imprimibles. Para hacerlo, debes comenzar con una plantilla o un documento y agregar controles de contenido.

Los controles de contenido son herramientas entre las que se incluyen casillas de verificación, cuadros de texto, selectores de fechas, listas desplegables, opción múltiple, etcétera. Incluso, estos controles de contenido pueden llegar a vincularse a los datos con los que se rellenen los formularios.

Para trabajar con esta opción, debes hacer lo siguiente:

  • Asegúrate que la pestaña Programador se muestre.
  • Si no la ves, debes ir a Opciones, Opciones de archivo y seleccionar Personalizar cinta de opciones. Luego, en Pestañas principales, debes seleccionar la casilla Programador y, finalmente, hacer clic en Aceptar.
  • Comienza con una plantilla de formulario, si quieres ahorrar más tiempo, o desde cero con una plantilla en blanco.
  • Cuando la elijas, tienes que hacer clic en la sección de Programador.
  • Selecciona los controles que quieras usar. Si te equivocas o quieres eliminar algún control de contenido, solamente tienes que seleccionarlo y presionar la tecla Suprimir.
  • Puedes imprimir un formulario que se creó usando los controles de contenido, pero ten en cuenta que las casillas de alrededor de los controles de contenido no se imprimirán.

Así que ya sabes cómo crear plantillas de Word. Cuando tengas que crear muchos documentos de las mismas características y con el mismo formato, solo te dedicarás una vez a diseñarlos. La plantilla estará lista y al alcance de tu mano para la próxima vez que la necesites.

¿Qué te han parecido estos consejos? ¡Déjanos un comentario para contarnos si has diseñado tu plantilla de Word!

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